Programa de Gestión Documental

Instrumentos de Gestión Documental y Archivos

El Manual Institucional de Gestión Documental de la Fundación Gilberto Álzate Avendaño tiene como propósito la planificación y gestión de manera articulada en la construcción de un marco para la formulación de Políticas de Gestión Documental que orienten y brinde un mapa de ruta para el diseño, implementación y mantenimiento del modelo institucional de gestión documental aplicado al ciclo de vida de los documentos de acorde con la normatividad vigente en materia de eficiencia administrativa, gestión documental, estrategia del gobierno en línea, transparencia, derecho de acceso a la información pública y la directiva cero papel, y en consecuencia hacer explicita una directriz general que represente la posición institucional con respecto a la gestión de registros de la información producida en el desarrollo de las funciones; y el tiene por objetivo principal suministrar las pautas y principios que regulan la función archivística en toda la entidad en el marco de un Archivo Institucional de carácter patrimonial, así como garantizar su administración, dirección y el control de los procesos de creación y control de los registros de información reglamentando, regulando y normalizando la función archivística y de la gestión documental institucional.

1. Información de la entidad

1.1 Misión, visión, funciones y deberes

Misión y visión

Funciones y Deberes

1.2 Estructura orgánica - Organigrama

1.3 Mapas y Cartas descriptivas de los procesos

1.4 Directorio Institucional

1.4.1 Ubicación Sedes y Dependencias

1.5 Directorio de servidores públicos, empleados o contratistas

1.6 Directorio de entidades

1.7 Directorio de agremiaciones o asociaciones en las que participe

1.8 Servicio al público, normas, formularios y protocolos de atención

1.9 Procedimientos que se siguen para tomar decisiones en las diferentes áreas

1.10 Mecanismo de presentación directa de solicitudes, quejas y reclamos a disposición del público en relación con acciones u omisiones del sujeto obligado

1.11 Calendario de actividades y eventos

1.12 Información sobre decisiones que puede afectar al público

1.12.1 Toma de Decisiones

1.12.2 Decisiones de interés público

1.13 Entes y autoridades que lo vigilan

1.14 Publicación de hojas de vida

2. Normativa

2.1 Normativa de la entidad o autoridad

2.1.1 Leyes

2.1.2 Decreto Único Reglamentario

2.1.3 Normatividad aplicable

Actos administrativos

Acuerdos de creación

2.1.4 Vínculo al Diario o Gaceta Oficial

2.1.5 Políticas, lineamientos y manuales

Políticas y lineamientos sectoriales e institucionales

Políticas de seguridad de la información y protección de datos personales

Manuales

2.1.6 Agenda Regulatoria

2.2 Busqueda de Normas

2.2.1 Sistema Único de Información Normativa – SUIN

2.2.2 Sistema de búsquedas de normas, propio de la entidad- Distrito

2.3 Proyectos de normas para comentarios

2.3.1 Proyectos de normas para comentarios

2.3.2 Comentarios y documento de respuesta a comentarios.

2.3.3 Participación ciudadana en la expedición de normas a través el SUCOP.

3. Contratación

3.1 Plan anual de Adquisiciones

3.2 Publicación de la información contractual

3.2.1 Portal de contratación - SECOP II

3.2.2 Portal de contratación - SECOP I

3.2.3 Tabla de Honorarios

3.2.4 Cuantías de Contratación

3.2.5 Avisos de convocatorias

3.3 Publicación de la ejecución de los contratos

3.3.1 Portal de contratación - SECOP II

3.3.2 Portal de contratación - SECOP I

3.3.3 Portal de contratación a la Vista

3.3.4 Contrataciones adjudicadas

3.3.5 Contratistas por prestación de servicios

3.3.6 Contratación de obras públicas

3.3.7 Avisos de procesos de enajenación a título gratuito

3.4 Manual de contratación, adquisición y/o compras

3.5 Formatos o modelos de contratos o pliegos tipo

4. Planeación, Presupuesto e Informes

4.1 Presupuesto general de ingresos, gastos e inversión

4.2 Ejecución presupuestal

4.2.1 Ejecución presupuestal

4.2.2 Estados financieros

4.3 Plan de acción

En la Fundación Gilberto Alzate Avendaño establece su plan de gasto público a partir del plan de acción institucional, el Plan de Acción por Dependencias y el Plan Anual de adquisiciones.

4.3.1 Plan de Acción institucional

4.3.2 Plan de Acción por dependencias

4.3.3 Plan anual de Adquisiciones

4.3a Planes estratégicos institucionales

4.3a.1 Plan Anticorrupción y de atención al ciudadano

4.3b Metas, objetivos e indicadores de gestión

4.3b.1 Matriz de indicadores de gestión por proceso

4.3b.2 Indicadores Productos, Metas y Resultados - PMR

4.4 Proyectos de inversión

4.4.1 Proyectos de inversión

4.4.2 Seguimiento a Metas Plan de Desarrollo - SEGPLAN

4.5 Informes de empalme